EC onay sürecini hızlandırmak sadece teknolojinin değil, aynı zamanda organizasyon ve rollerin netliği meselesidir. Kötü yönetilen bir onay akışı, büyük gecikmelere neden olabilir ve zaten yoğun ekiplerin değerli zamanını kaybettirebilir. Zorluk, şirketin yapısına mükemmel şekilde uygun, şeffaf bir akış kurmaktır. Rekabetin sert olduğu bir ortamda, bir prosedürde birkaç gün veya hatta birkaç saat kazanmak fark yaratabilir. Optimize edilmiş araçların seçimi, net sorumlulukların tanımı ve uygun görsel geri bildirimlerin benimsenmesi, akıcı bir onayın temel taşlarıdır. Société Générale ve Natixis gibi gruplarda somut örnekler, dijitalleşmiş bir iş akışının hata oranını önemli ölçüde düşürdüğünü göstermektedir. Nihai hedef: ekiplerin, maddi ve dağınık formaliteler yerine içerik üzerine odaklanmalarını sağlamaktır.
Verimlilik kazanmak için bilgileri merkezileştirin
Daha hızlı bir EC onay süreci arayışında, merkezileşme kavramı sık sık kritik bir rol oynar. Birçok ekip, WiRoom veya benzeri çözümler gibi tek bir platform kullanmanın her şeyi birkaç tıklama ile bulmalarını sağlayacağını düşünmektedir. Bu yaklaşım, birçok yazılım ve iletişim kanalında jonglörlük yapmayı önleyerek kafa karışıklığı riskini azaltır. Crédit Agricole ve BNP Paribas gibi gruplar bunu iyi anlamış durumdadır: tüm belgeler ve iletişimler tek bir noktada toplandığında, onaylar yalnızca daha hızlı değil, aynı zamanda daha güvenli bir şekilde gerçekleşir. Dosya hacimleri giderek büyümektedir; sözleşmeler, sunumlar, pazarlama görselleri hatta gizli veriler akla gelebilir. Ekstra bir kimlik doğrulaması gerektirmeden bir elektronik dosyadan diğerine geçmek ve her şeyi tek bir sanal alanda bir araya getirmek, geleneksel şişe düğümlerinin bir kısmını ortadan kaldırır.
Bu merkezileşme arayışında, bir parametre özel bir dikkat gerektirir: güvenlik. Bouygues ve Orange gibi markalar, teknik veri sayfalarından stratejik geliştirme projelerine kadar hassas bilgileri yönetmek zorundadır. Her şey platformun güvenilirliği üzerinedir: tarihsel olarak bazıları, verilerini kontrol etmek için iç sunuculara yatırım yapmıştır. Günümüzde, pek çok kişi sağlam bir şifreleme sağlamak ve yasal yükümlülüklere uygun bir gizlilik politikası ile desteklenmesi şartıyla bulut çözümlerine yönelmenin daha esnek olduğunu düşünmektedir. RGPD (Genel Veri Koruma Yönetmeliği) uygulaması önemli bir konudur, ancak 2025 gerçeği, dış kaynak kullanımının özellikle uluslararası gruplarda kök sarmış olduğunu göstermektedir.
Bu stratejik dönüşümü gerçekleştirmek için bir geçiş planı oluşturmak hayati önem taşımaktadır. Bu, bir denetimle başlar: veriler şu anda nerede saklanıyor, halihazırda hangi onay akışları var ve hangi yönlere akıyor? Amaç basitleştirmektir. lapala.io resmi blogunda bir onay iş akışının entegrasyon aşamaları hakkında mükemmel bir deneyim geri bildirimi bulabilirsiniz: aktörleri haritalandırmak, erişim haklarını kontrol etmek, öncelikleri hiyerarşiye koymak. Çerçeve belirlendikten sonra, ekiplerin eğitimi bir sonraki aşama haline gelir. Çalışanlar, taslaklarını nereye bırakacaklarını, bir belgeyi nasıl yorumlayacaklarını ve en önemlisi, bir projeyi birkaç saniye içinde nasıl onaylayacaklarını bilmelidirler.
Bir diğer kritik unsur: gerçek zamanlı izleme. Birçok şirkette, orta ölçekli yapıların da dahil olduğu, bir dosyanın ilerleyişinin belirsiz olduğu durumlar sık sık yaşanır. Hukuk servisinin onayını beklemek mi gerekiyor? Yaratıcı ekip hala düzeltme aşamasında mı? Görünür bir ilerleme çubuğuna sahip olmak ve otomatik uyarılarla birlikte geçerli bir seviyede cevap verme yeteneği, esansiyel bir tepki seviyesini garanti eder. Bu kesin görselleştirme, bir diyagram, entegre bir yapılacaklar listesi ya da basit bir renkli gösterge şeklinde olabilir. Ayrıca, iş yerinde mobil cihazların artması, onayların artık bir akıllı telefon veya tabletle, hareket halindeyken, toplantıda veya havalimanında yapılabilmesini sağlıyor.
Bazı aşamaların, sorumluluklarla ilgili belirsizlik nedeniyle tıkanabileceği durumlar olur. Bu noktada, birleşik bir referans çerçevesinin değeri ortaya çıkar. Herkes, kimin neyi ve ne zaman onaylayacağını bilir. Örneğin, WiRoom platformunda, koşullu bir onay döngüsü ayarlamak mümkündür: belirli bir aşamada reddedilirse, dosya anında önceki onaylayıcıya notlarla geri döner. Bu şekilde gecikmeler önlenmektedir ve bilgi şeffaf bir şekilde akmaktadır. Airbus veya Thales gibi şirketlerin müşterileri genellikle yüksek kalitede bir kontrol talep ederler. Platforma entegre edilen dijital kontrol listeleri, hiçbir şeyin gözden kaçmasını garanti eder.
Başka bir deneyim geri bildirimine JDN üzerinden bakıldığında, görsel notların gücü özellikle görsellerin veya prototiplerin onayları için oldukça somut hale gelir. Bu, uzun e-postaları veya gereksiz toplantıları önler. Bunun yerine, çalışanlar bir maketin belirli bir alanına doğrudan tıklayabilir ve o alanla ilgili bağlamlı bir yorum bırakabilir. Bu yaklaşım, çalışmayı daha sezgisel hale getirir ve yazılı içerik ile grafiksel içerik arasında doğrudan bir köprü oluşturur.
Bu bölümde, çoğu zaman göz ardı edilen bir tavsiye: versiyon yönetim sistemini kullanmaktır. Böyle bir sistem ile, her bir belgenin yinelemesi kaydedilir, bu da geri dönmeyi her zaman mümkün kılar. Renault veya L’Oréal ile çalışan hizmetler, projelerini sürekli olarak geliştirmek zorundadır: grafik tasarım, tonlar, reklam mesajları… Son dakika değişiklikleri olabilir. Tüm versiyonların merkezileştirilmesi, dosya adında ünlü “final belge V3.2 SONUNDA” ifadesinin karmaşasına neden olmadan kaçırılmasını sağlar. Nihayetinde, merkezileştirme, versiyon yönetimi ve otomatik bildirimler, akıcı ve tepki veren bir EC onay akışı için kazanan bir üçlü oluşturur.
Merkezileştirmek, eğitmek ve planlamak: işte daha hızlı bir EC onay sürecine etkili şekilde geçiş başlatmak için anahtar kelimeler bunlardır. Sonuçlar, genellikle birkaç hafta içinde gözlemlenir: çelişkili geri bildirimlerin sayısında düşüş, günlük işte zaman kazanımı ve ekiplerin artan memnuniyeti. WiRoom, özellikle bazı karmaşık projelerde bitiş sürelerinde yaklaşık %30 oranında bir azalma sağladığını vurgulamakta; bu, somut kazanımların hızla ölçülebileceğinin bir kanıtıdır.
Yapılandırılmış ve net bir onay çerçevesi tanımlamak
Birçok uzman, rollerin paylaşımının önemine vurgu yapmaktadır: herkes ne zaman ve nasıl müdahale edeceğini bilirse, onayların akışında sıklıkla daha fazla akıcılık sağlanır. Aktörlerin tanımlı bir alanı olmadığında, gereksiz gidip gelmeler meydana gelir ve bu da hayal kırıklığı ve gecikme kaynağıdır. Natixis veya Société Générale gibi şirketler, belge ve sözleşme yönetiminde bu sorunu iyi bilmektedirler. Zaman kazanmak için genellikle belgelerin ön kategorilere ayrılmasını gerçekleştirirler: bir pazarlama belgesi aynı onay akışını takip etmez, bir özet not veya uyum raporu gibi.
Bunu başarmak için, onay döngüsünün açık bir şemasını çizmek kesinlikle bir avantajdır. Kim ilk onayı verir? Görüş ayrılığı durumunda kim hakemlik yapar? Open Bee, çeşitli onay modellerini tanımlamaktadır: lineer, paralel veya koşullu. Lineer modda, her katılımcı sırayla onay verir. Paralel modda, birden fazla departman aynı anda değerlendirme yapabilir ve bu da toplam süreyi kısaltır. Son olarak, koşullu modda, bir okuyucunun olumsuz görüşü belgeyi daha eski bir sürümüne veya sorunu çözebilecek özel bir ekibe geri gönderir. Amaç, projenin niteliğine, risk seviyesine veya bilgi hassasiyetine en uygun olan şeklini bulmaktır.
Bazı sektörler daha katı bir onay akışı gerektirmektedir. Savunma sanayinde, Thales gibi bir üretici, yasal onaya geçmeden önce uzman mühendisler tarafından yürütülen teknik bir onay talep etmektedir. Havacılıkta, Airbus genellikle yeni belgelerin tutarlılığını sağlamak için küresel siteleri arasında karşılıklı onaylar gerçekleştirmektedir. Her onayın belirli kriterlere odaklandığının anlaşılması kolaydır: sağlamlık, güvenlik, ticari geçerlilik, iç standartlara uyum. Bu nedenle aşamaların formalize edilmesi önemlidir, böylece belirsizlikten kaçınılabilir.
Otomotiv sektöründe de aynı mantık geçerlidir: Renault, reklam kılavuzundan bağış koşullarına kadar farklı noktaları onaylamak zorunda olan birkaç varlık yönetmektedir. Katı bir çerçevenin avantajı: kimse yanlış kişiyi çağırmak için zaman kaybetmez. Proje yöneticileri genel bir görüşe sahiptir ve ne zaman hangi uzmana başvuracaklarını bilenleri işaret ederler. Herkesin takvimini koordine etmek elbette gereklidir. Anahtar bir üye izinliyken, proje durmamalıdır: geçici bir devretme, modern iş akışı çözümleri tarafından önerilen bir seçenek olmaktadır.
Daha geniş bir organizasyon çerçevesinde, ayrıntılı kontrol listeleri oluşturmak da yardımcı olabilir. Open Bee web sitesinde, sistematik kontrol listelerinin tutarlılığı artırdığı hatırlatılmaktadır. Örneğin, pazarlama kampanyalarında her belgenin birkaç noktada kontrol edilmesi gerekir: marka imajı ile tutarlılık, görsellerin uyumluluğu, düzenlemelere uyum (örneğin, yasal bildirim veya sağlık uyarısı). Belge bu gereksinimlerin her birini karşıladığında yeşil ışık alır. Aksi takdirde, hemen önceki aşamaya geri gönderilir, net bir yorumla birlikte.
Artan onay hacmi bazı grupları Crédit Agricole gibi standart otomatik formlar oluşturmaya zorladı. Herkesin gerçekten kullanılabilir geri bildirimler sağlamasını sağlamak için mantıklı bir adımdır. Dağıtılmış yorumlar yerine, önceden belirlenmiş bir şablon doldurulur. Biçimde bir geri bildirim, yasal bir blokta bir başka, bir diğerinde bütçe ile ilgili olmak üzere birçok madde bir araya geldiğinde, genel bir görüş sunar. Merkezileştirilmiş bir platform, bu bilgilerin otomatik olarak iletilmesini sağlar; böylece e-posta kutularını doldurmaz. Best of Business Analyst, netliği artırmak için bu tür bir standartlaştırmayı teşvik etmektedir.
Bu aşamada, her çalışan bilgi arayışında ve onay sürecine katılma konusunda kesinlikle nereye bakacaklarını bilmektedir. Kurulan çerçevenin şeffaflığı, başarının temel taşlarından biri haline gelir. Nihayetinde, net bir onay akışını benimseyen gruplar (Bouygues, Orange veya L’Oréal örneklerini verebiliriz), iç süreçlerde belirgin bir azalma gözlemlemişlerdir. L’Oréal şirketindeki bir pazarlama yöneticisi, 2025’in başlarında ekibinin promosyon projelerinde %40’a kadar zaman kazandığını belirtmiştir. Her şey adım aşamalarının formelleştirilmesi ile yürütme arasındaki dengeye bağlıdır. İyi tanımlanmış bir çerçeve yaratıcılığı kısıtlama amacını gütmüyor, bunun aksine, onu idari yüklerden kurtarıyor.
Bağlantılı araçları benimsemek ve görsel geri bildirimler almak
Uygun araçların seçimi, EC onay sürecini hızlandırmak için belirleyici bir faktördür. Birden fazla e-posta ve kâğıt raporları, belgelerin sayısı patladığında bazen aşılması zor bir görev haline gelir. Platformlaşma, bu talebin artışını anlayan geliştiriciler tarafından sunulan bulut çözümlerinin yaygınlaşması gibi, bir anahtar kelime haline gelmiştir. Önemli olan, gerçek zamanlı not verme, belirli unsurları vurgulama veya görevleri hızlı bir şekilde atama yeteneğidir. Her aktör onay verir veya reddeder, tercihini açıklar ve döngü kesintisiz devam eder. Bu şekilde, aynı aşamalara sürekli geri dönmekten kaçınılmış olur.
Görsel notlar zaman kazandıran bir unsurdur. Bazı araçlar, örneğin Djust.io, sorun olan bir belge veya görüntü alanına doğrudan tıklamak ve üzerine kesin bir yorum eklemek için olanak tanır. BNP Paribas şirketinin tasarım ve pazarlama ekipleri burada büyük bir fayda bulmuşlardır: daha önce bir reklam görselindeki basit bir renk değişikliği ekipten birinin yanlış anlamasına neden olabilmekteydi. Artık, görsel not alma ile belirsizlik yoktur. Bu geri bildirimdeki hassasiyet, özellikle prototipler, maketler veya moodboard’lar söz konusu olduğunda oldukça faydalıdır. Her şey iş birliği içinde, paylaşılan bir ortamda gerçekleşmektedir.
Ayrıca, var olan diğer araçlarla entegrasyon kritik bir öneme sahiptir. Birçok şirket zaten bir CRM, ERP veya görev planlama yazılımı kullanmaktadır. Örneğin, bir teklifin onay sürecinde, müşteri durumunu güncellemek için otomatik olarak CRM’ye geçiş yapmanız ve ardından ERP’de faturayı oluşturmanız için hiçbir veri girmeden yapabilirsiniz. lapala.io web sitesinde, entegrasyon yeteneğinin ne kadar farklılık yarattığı açıklanmaktadır: sistemler arasında sürekli aynı bilgilerin yeniden yaratılmasını önler. Bu, Société Générale veya Crédit Agricole gibi grupların idari departmanları için anahtar bir noktadır; bu gruplar haftada bazen binlerce dosyayı yönetmektedirler.
Bu olanakları en iyi şekilde nasıl kullanabilirsiniz? İlk adımda, iç işleyişteki vazgeçilmez araçlar belirlenir: depolama çözümleri, anlık mesajlaşma, muhasebe yazılımı… Ardından, bu sistemlerle “konuşabilen” onay platformlarına yönelmek gerekir. Örneğin, bir bağlayıcı, ilgili ekip için otomatik bir mail göndermeyi veya belge dizininde “onaylandı” durumunu güncellemeyi tetikleyebilir. Girişimci Patrice Morel, çoğunlukla entegrasyonun hala yeterince kullanılmadığını belirtmekte; oysa bu durum haftada her bir çalışan başına birkaç saat tasarruf etmeyi mümkün kılmaktadır.
Görsel geri bildirim sadece basit yorum baloncuklarıyla sınırlı değildir. Taslak üzerinde çizimler, maket üzerine çizim veya önemli bazı bölümlerin akıllıca vurgulanması şeklinde olabilir. Bu görsel boyut, birkaç paragraftan uzun bir e-postadan daha etkili bir iletişim şeklidir. DiliTrust web sitesinde, bazı şirketlerin, Bouygues gibi, direkt notlar ve belgelerin birden fazla departman tarafından eş zamanlı olarak analiz edilmesi ile sözleşmeli onay döngüsü sürelerini %20 oranında azalttıkları bilgisi yer almaktadır. Yorumlama daha hızlı, gidip gelmeler daha az ve karar verme daha net hale gelir.
Bu bağlı iş akışları mantığı hatta daha ileriye gidebilir. Airbus ile teknik onay süreçlerinde destekleyen “Process Linkers” adlı start-up, bölünmüş renkli ekranla yapılan video konferanslarda paylaşılan onayların, anlayış ve olası anormalliklerin çözümünü hızlandırdığını göstermiştir. Sanal toplantı sırasında, herkes, hemen bir öneriyi geliştirmek için beyaz tahta gibi kullanılan işaretleyiciler ve çizim araçları ile donatılmıştır. E-postalar üzerinden tartışmayı uzatmak yerine, onaylama veya değiştirme talebini derhal resmi bir hale getirebiliriz. Bu “canlı” araçlar teknik belgelerin yerine geçmez, fakat süreleri büyük ölçüde kısaltır.
Mobilite ve hibrit çalışma çağında, bağlantılılık mobil uygulamalara da yayılmaktadır. Akıllı telefonda push bildirimleri, bir yönetici veya seyahat eden bir yöneticiyi acil bir raporun onayını beklediği konusunda bilgilendirebilir. İçeriği, uygun bir arayüz üzerinden görüntüleyebilir, gözden geçirebilir, yorum bırakabilir ve birkaç tıklama ile onaylayabilir. Orange ve NATIKS gibi entegre çözümler, bu mobil modda sürekli olarak etkinlik gösterir. Sonuç olarak, bekleyen görevlerin sayısı azalır ve bilgi akışı çok daha hızlı hale gelir.
Bir takvim planlamak ve hızlı geri bildirim almak
Zaman, en kritik kaynaklardan biridir. Belirgin bir son tarih olmadan, onayların sonsuza dek durakladığı çok hızlı bir şekilde gözlemlenir. Thales veya BNP Paribas gibi bazı büyük yapıların ekipleri, bazen farklı yerlerde, aynı anda birkaç düzine projeyi yönetmektedir. Kesin tarihlerin olmaması, “kimse çabalamıyor” ya da gözden geçirmenin bekleyebileceği hissini yaratabilir. Bu noktada, resmi bir takvim, hatta bir geriye dönük plan oldukça önemlidir. Herkes onay için belirlenmiş tarih veya son tarihine uymak zorundadır ki bu, her çalışana aciliyeti netleştirir.
Ancak, aşırı sıkı son tarihler belirlemek bir risk teşkil eder: kalite olumsuz etkilenebilir veya geri dönüşler yüzeysel kalabilir. Etkinlik ve geçerliliği birleştirmek, ince bir denge gerektirmektedir. Renault yöneticileri, örneğin, her önemli onay için birkaç gün süre belirlemeyi tercih eder, aynı zamanda projenin gecikebileceğini de net bir şekilde bildirirler. Bu düzellik, gecikmenin somut etkilerini vurgulamakta ve katılımcıları harekete geçirmektedir; çünkü zaman tepkilerinin doğrudan etkisini görmektedirler. Bu konuda pratik tavsiyeler bakımından internette çok şey bulunmaktadır; bunların özünü Best of Business Analyst üzerinde bulabilirsiniz.
Otomatik hatırlatmalar, bildirim veya e-posta yoluyla başka bir güçlü araçtır. Birçok kişi yalnızca tek bir mesaj göndermekle yetinmekte olup, ilgili kişinin gerçekten konuyu ele almış olduğuna dair bir güvence yoktur. Ancak, tekrarlanan ve kademeli olarak artan uyarılar, unutkanlığı önleyebilir. Eğer onay J+2’ye ulaşmazsa, bir hatırlatma oluşturulacaktır. J+3’de, daha resmi bir mesaj iletilebilir, vb. Crédit Agricole veya Société Générale gibi büyük bankalar, yerleşik süreçleri için bu teknikleri zaten uygulamaktadır ve deneyimler bu konuda öğreticidir: nadiren çalışanlar, ikinci hatırlatmadan sonra bir dosyayı elinde tutarlar.
Aynı zamanda, canlı onay noktaları planlamak da bir alternatif sunar. Tüm temel karar vericilerin yer aldığı haftalık bir toplantı, sayısız e-postaya neden olabilecek meseleleri birkaç dakikada çözebilir. Bu nedenle, bazı pazarlama departmanları, L’Oréal veya Bouygues gibi, her pazartesi sabahı bir kısa “stand-up toplantısı” düzenlemeyi tercih ederler: burada temel aşamalar gözden geçirilir, geri bildirimler kaydedilir ve net bir şekilde yola devam edilir. Bu yaklaşım, yanlış anlamaları anında düzeltir ve ekip dayanışmasını güçlendirir. Bu, aynı zamanda iş akışı araçlarında ilerleyen zaman içinde yapılan asenkron notlarla mükemmel bir şekilde birleşir.
Önemli olan, diyalog alanlarını netleştirmektir; böylece bu onay dönemi ek tartışmalara neden olmaktan kaçınılır. Toplantı öncesindeki dakikalar, tüm belgeleri ve bekleyen soruları toplamaya olanak tanır. Ardından, toplantı sırasında herkes kısa bir şekilde konuşur; gündem sıralamasına saygı gösterilmesi koşuluyla. Toplantının ardından, özet bir rapor onayları ve varsa ayarlamaları resmi hale getirir. WiRoom’da önerilen “Proje Onaylarını Hızlandırmak İçin 10 İpucu” başlıklı makale bu formatın gecikmeleri %50 oranında azaltabileceğini çok iyi bir şekilde açıklamaktadır.
Bu mantık içinde, hızlı geri bildirim kavramı aynı zamanda geri bildirimlerin nasıl formüle edileceğiyle de ilgilidir. Hiç “gözden geçirmen gerek” mesajı almış olan var mı? Acil ancak belirsiz bir geri bildirim, sayısız kayba neden olur; kişiyle tekrar iletişime geçmeyi veya niyetlerini tahmin etmeyi gerektirir. Bu nedenle, tüm ekipleri açık ve yapıcı gözlemlerde bulunmanın zorunluluğunu hatırlatmak önemlidir. Önceden belirlenmiş bir geri bildirim formunun benimsenmesi, çoğunlukla bu sorunu çözer: her katılımcı, iletisini, belgenin ilgili kısmını ve değişiklik talebinin sebebini belirtmelidir. Böylece “neden?” sorusu geçersiz hale gelir.
Fransız bir start-up olan InfoVal, bu yöntemi Airbus gibi büyük bir Avrupa konsorsiyumu ile uygulamıştır: sonuç kesin, tüm iletiler okunabilir hale geliyor. Proje yöneticileri, sadece birkaç ay içinde kayda değer zaman tasarrufları sağladıklarını rapor etmektedir. Bir yorum açık olduğunda, çözüm daha hızlı olur ve nihai onay, bitmek bilmeyen gidip gelmeler olmadan gerçekleşebilir. Ortaya çıkan basit bir bulgu vardır: son tarih koymak önemlidir, ancak geri dönüşlerin doğasını net bir şekilde belirlemek bu son tarihlerin gerçekten etkili olmasını sağlamak için gereklidir.
İş akışını sürekli olarak değerlendirmek ve ayarlamak
Merkezileştirme başlatıldığında, onay çerçevesi belirlendiğinde, bağlantılı araçlar seçildiğinde ve gözden geçirme takvimleri oluşturulduğunda, süreç durmaz. Sürekli iyileştirme, EC onay akışına da uygulanmaktadır. Deneyim geri bildirimleri, tespit edilen anormallikler ve iyileştirme önerileri sürekli olarak toplanmalı ve değerlendirilmelidir. Böylelikle Orange veya Natixis gibi büyük gruplar uzun vadeli etkililiklerini sürdürebilmektedirler: onay akışını düzenli olarak gözden geçiriyor, darboğazları tespit ediyor ve hedeflenen ayarlamalar yapıyorlar.
İlk adım, ölçmektir. Ölçmediğimiz bir şeyi iyileştirmek karmaşık hale gelir. Bir belgenin sağlanması ile nihai onayı arasında ortalama ne kadar zaman geçiyor? Kaç tane geri dönüş gerekli? Hangi belgelerin % kaçı ikinci bir onaya ihtiyaç duyuyor, veya üçüncü onaya? Bu tür göstergeler, yönetim sürecini aydınlatmaktadır. ELO Digital Office web sayfasında, akışın performansını görselleştirmek için raporları nasıl oluşturmanız gerektiğine dair pratik bir kılavuz bulabilirsiniz. Bu sonuçların analizi, sıkışıklık çıkışlarını net bir şekilde görme yolu sunmaktadır. Gecikmeler tatil dönemlerinde daha mı rahatsız edici? Onaylar belirli bir dar boğaz tarafından mı yavaşlatılmakta, örneğin aşırı yük altında olan bir hukuk servisi? Olası birçok senaryo bulunmaktadır…
Detaylı bir gözlem, teşhis yapma imkanı tanır: pazarlama ekibi her zaman süre aşımında mı? Yeterli kaynağa sahip olmadan mı yoksa yeterince eğitim almamış mı? Open Bee’de en basit çözümün en çok paylaşılan olduğu sık sık yazılmaktadır: bir e-öğrenme modülü sunmak, iyi uygulamaları hatırlatmak ve bazen bir iç referans belirlemektir. Teknik desteğin dış kaynak kullanımı da sistemi daha verimli hale getirmeye katkıda bulunabilir. Bir tıkanma meydana geldiğinde, en geç 24 veya 48 saat içinde çözülmeli – bu en idealidir.
Belirli olaylar, organizasyonel bir revizyon veya düzenlemelerde bir değişiklik gibi, iş akışının tümünü ya da bir kısmını yeniden düzenlemeyi gerektirebilir. Önceden tedbir almak karmaşıklığı önler. 2025’te, dijital uyum ile ilgili bir dizi yeni kural belirmiştir; bunlar şirketlerin daha ince bir şekilde onaylarını takip etmelerini ve yasal olarak tanınan elektronik imzalar almalarını zorunlu hale getirmiştir. BNP Paribas veya Crédit Agricole gibi büyük bankalar bu kısıtlamaları iç süreçlerine dahil etmiştir. En uygun iş akışı çözümleri, bu gelişmelere doğal olarak destek olmakta ve sürecin mimarisinin güncellenmesini kolaylaştırmaktadır.
Bu bağlamda, üst yönetimin katılımı kritik öneme sahiptir. Yönetime, gelişim potansiyeline gerçekten inandığında, ayarlamalar daha kolay hale gelir. Bazen, yarı yıl veya üç aylık bir “izleme komitesinin” kurulması yeterlidir. Akışın durumu nedir? Onaylanan belge sayısı arttı mı yoksa azaldı mı? Gecikmeler belirlendi mi? Ekiplerin mevcut işleyişle ilgili memnuniyet düzeyi nedir? Bu soruların hepsinin net bir yanıtı olmalıdır. Ayrıca, La Porte du Droit, projeye katılan farklı departmanların yönetişimde yer almasının herkesin bağlılık hissetmesini sağladığı başka bir açıya dikkat çekmektedir. Herkes, bir aktör gibi hisseder ve sıradan bir uygulayıcı gibi değil.
Ayrıca, uygulanan değişikliklerin veya düzeltmelerin sağlamış olduğu kazançların düzenli olarak paylaşılması gerektiği de unutulmamalıdır. İyileştirmelerin değerini bilmek, kolektif motivasyonu teşvik eder. Örneğin, eğer bir pazarlama projesinin ortalama onay süresi 10 günden 6 güne düşürülmüşse, bu ilerlemeyi iletmek, herkesin kazançları görmesini ve bu yolda devam etmesini sağlamak için etkili bir yöntemdir. İç inisiyatifler, örneğin intranette sergilenen haber bültenleri veya gösterge tabloları, ilerlemeyi görünür kılar.
Pratik anlamda, karşılaşılan sorunları, araçtaki bir arıza veya onay çatışması gibi, raporlamak için bir bilet sistemi kurmanın genellikle önerildiği görülmektedir. Bu bildirim, hiçbir çalışanın anormal durumları tanımlamaktan çekinmeyecek şekilde basit ve hızlı olmalıdır. Bu bildirimlerin işlenmesi, iş akışını etkili bir şekilde geliştirmenin yolunu açar; bu, zayıf noktaların hedefli ve sürekli olarak düzeltilmesidir. Bazen, iki tür onayı daha iyi ayırt edebilmek için bir aşamanın ikiye bölünmesi gerektiği keşfedilecektir. Diğer zamanlarda, iki tekrarlayan onayı birleştirerek prosedürü basitleştirebiliriz. Nihai amaç her durumda aynı kalır: akışı kolaylaştırmak ve işletmeyi sektördeki zorluklarla daha iyi başa çıkmasını sağlamak.
Bir soru: nasıl reaktifliği sürekli olarak koruyabiliriz?
İş akışının optimizasyonunun zamanla yavaşlayıp yavaşlamayacağı sorusu akla gelebilir. Deneyimler göstermektedir ki, kullanıcılardan gelen geri bildirimlerle beslenmediği ve çevresel değişikliklere göre evrilmediği sürece sağlam kalmaya devam eder. Airbus veya Thales gibi büyük firmalar, böylelikle uzun vadede süreçlerini güvence altına almakta, performansı ve uyumu birleştirmektedirler. Kullanıcı geri bildirimlerinin düzenli bir şekilde göz ardı edilmesi, ne ölçüde karmaşık olsa da bir onay sisteminin katılaşmasına ve yeni tıkanıklıklar yaratmasına yol açmaktadır. Bu nedenle, göstergelerin sürekli izlenmesi, özellikle rekabetçiliğin ürün veya hizmetleri hızlı bir şekilde çıkarma yeteneğinde büyük ölçüde rol oynadığı alanlarda önemli olmalıdır.
Sonuç olarak, teknik gerekliliklerden, pazarlamadan veya uyumdan bahsedildiğinde, iş akışını sürekli ayarlamak, organizasyonların hedefleri, yasal yükümlülükleri ve rekabetçi ortamın temposu ile uyumlu kalmasına yardımcı olur. Gelişim sürekli görünmektedir; ekipten gelen geri bildirimlerin yanı sıra, teknolojik ilerlemeleri ve organizasyonel değişimleri göz önünde bulundurur. On yıl sonra, bu reaktiflik daha da önemli hale gelecektir; pazarlar oldukça değişken ve müşteri beklentileri ise dalgalıdır.
Başarı anahtarı nedir? Kırmızı bir ip tutmak: sürecin her yinelemesini bir öncekinden daha akıcı hale getirdiğinizden emin olun, kalite veya güvenlikten ödün vermeden. Société Générale gibi şirketler, örneğin; yasal uyumun önemini vurgulamaktadır; bu, iç sistemlerin düzenli olarak güncellenmesini gerektirmektedir. İş akışının her yeni sürümü, geçerli mevzuat açısından onaylanmalıdır, bu da elektronik imza, belgelerin şifrelenmesi veya yapılan işlemlerin izlenebilirliği gibi konuları içerebilir. Bu ilkelere uyarak, EC onay sürecini hızlandırmak yalnızca gerçekleştirilebilir değil, aynı zamanda sürdürülebilir hale gelir.
SSS
1. Sıfırdan bir onay akışı nasıl başlatılır?
Mevcut olan, resmi olarak belirlenmemiş olsa bile, halihazırda mevcut olan süreçlerin durumunu gözden geçirmek önerilir. Ardından, kağıt üzerinde veya bir haritalama aracıyla temel bir şema oluşturulur. Bu, katılımcıları, onaylanacak belgeleri ve istenen onay biçimini görselleştirmeyi sağlar. Bu temel oluşturulduktan sonra ekiplerin eğitimi ve bir iş akışı yazılımında uygulanması başlayabilir.
2. Herkesin aynı araçları öğrenmesi gerekli midir?
Onayları hızlandırmak amacıyla, karar verme zincirine dahil olan tüm çalışanların en azından temel işlevleri öğrenmesi gerekir. Bazı araçlar gizlilik kaygıları nedeniyle sınırlı erişim gerektirirken, iş akışının genel mantığı herkes tarafından anlaşılmalıdır. Bu, genel tutarlılığı sağlar ve tek bir “teknik uzmana” aşırı bağımlılık yaratmaz.
3. Elektronik onayları güvence altına almak için hangi kurallara uyulmalıdır?
Yürürlükteki yasalarla uyumlu bir elektronik imza oluşturmak ve işlemlerin izlenebilirliği (kimin ne zaman ve hangi hesapla onayladığı) gibi bir sistem oluşturmaktır. Saygın çözümler güvenilir bir şifreleme ve tanınmış protokoller kullanmaktadır. Her katılımcı ayrıca, herhangi bir onayın gerçekten ilgili kişiyle bağlanmasını sağlamak amacıyla kişisel kimlik bilgileri kullanarak oturum açmalıdır.
4. Tüm hizmetler için aynı onay akışını mı uygulamak gerekir?
Genellikle hayır. Bazı belgeler daha teknik bir kontrol gerektirirken, diğerleri belirli yasal onaylar gerektirir ve diğerleri ise finansal onay gerektirir. Küçük onaylar için basit bir akış mevcut olabilirken, kritik projeler daha karmaşık bir akış ile ilerleyecektir. Her hizmetin özgüllüğüne uygun iş akışlarını ayarlamak, zaman ve geçerlilik kazanmanın en iyi yolunu temsil eder.
5. Eğer yöneticiler iş akışındaki değişikliğe katılmıyorsa ne yapılmalıdır?
Bu durumda, iyileştirmenin somut yararlarını göstermek önemlidir: verimlilik kazanımları, dava sayısında düşüş, müşteri veya çalışan memnuniyetinin artması. Pilota projelerden elde edilen bazı rakamları vurgulamak karar alıcıları ikna edebilir. Değişim sürecinin elçisi olan etkili bir yönetici desteği de yeni bir onay sisteminin kabul edilmesini ve tamamen benimsenmesini kolaylaştırır.
